Deze privacyverklaring is van Mn Services N.V. en haar dochterondernemingen Mn Services Vermogensbeheer B.V. en Mn Services Fondsenbeheer B.V., hierna gezamenlijk te noemen: MN, gevestigd aan de Prinses Beatrixlaan 15, 2595 AK te Den Haag.
MN is een (financiële) dienstverlener en daarnaast ook werkgever en vermogensbeheerder. Als (financiële) dienstverlener voert MN in opdracht van CAO-fondsen, pensioenfondsen en verzekeraars (hierna: opdrachtgevers van MN) verschillende regelingen uit als verwerker. MN verwerkt de gegevens van deelnemers en verzekerden namens haar opdrachtgevers. Daarnaast is MN in haar rol als werkgever van alle medewerkers van MN verwerkingsverantwoordelijke. Mn Services Vermogensbeheer B.V. en Mn Services Fondsenbeheer B.V. zijn eveneens verwerkingsverantwoordelijke. Om de taken die horen bij deze verschillende rollen uit te voeren verwerkt MN persoonsgegevens. De persoonsgegevens ontvangen wij van u of van uw werkgever. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens.
MN vindt de privacy van medewerkers belangrijk. Wij vinden dat iedereen de vrijheid en de mogelijkheid moet hebben om zelf te beslissen hoe je gegevens worden gebruikt en door wie. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij hier invulling aan geven. Hieronder treft u een overzicht aan van alle onderwerpen die in deze privacyverklaring staan.
1. Privacy wetgeving
In Nederland gelden er speciale wetten die uw privacy en persoonsgegevens beschermen. Vanaf 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook MN en haar opdrachtgevers moeten zich aan de geldende privacy wetgeving houden als wij uw persoonsgegevens verwerken. Alle (persoonlijke) gegevens die door MN of haar opdrachtgevers worden verzameld via bijvoorbeeld telefoon, websitegebruik (klikgedrag), aanvraagformulieren, en op andere manieren vrijwillig verkregen persoonsgegevens, mogen alleen worden verwerkt als daar een juridische basis voor is (een wettelijke grondslag). Wettelijke grondslagen zijn o.a. instemming van de medewerker, uitvoering van een overeenkomst of ter nakoming van een wettelijke verplichting (zie ook de informatie onder 3).
2. Functionaris Gegevensbescherming MN
MN en haar medewerkers respecteren de privacy wetgeving. MN heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld die de goede naleving van de privacy wetgeving door MN bewaakt. Medewerkers van MN kunnen bij de Functionaris Gegevensbescherming terecht voor vragen en ondersteuning. En ook u kunt altijd contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van MN wanneer u bijvoorbeeld:
De contactgegevens van de MN Functionaris Gegevensbescherming zijn:
Mn Services N.V.
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 30025
2500 GA Den Haag
E-mail: privacy@mn.nl
3. Wettelijke grondslag voor gebruik persoonsgegevens door MN?
MN beheert en verwerkt persoonsgegevens van (voormalig) medewerkers, van deelnemers en verzekerden van opdrachtgevers en relaties in diverse (informatie)systemen. Deze verwerkingen vinden plaats in het kader van:
De wettelijke grondslagen zijn hiervoor:
N.B. MN verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is. Wij verwerken uw gegevens niet voor marketingdoeleinden.
4. Welke gegevens verwerkt MN?
MN kan de volgende gegevens verwerken:
Als verwerker van opdrachtgevers van MN:
Als verwerkingsverantwoordelijke van MN
5. Met welk doel gebruikt MN uw gegevens?
MN vindt dat gegevens van of over u uw eigendom zijn. Daarom gebruiken wij uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor u of uw werkgever deze aan ons of onze opdrachtgevers heeft verstrekt, of waarvoor wij de gegevens van u hebben verzameld. Hieronder beschrijven wij deze doelen.
Verzekerden en deelnemers bij opdrachtgevers
Medewerkers van MN
6. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Uw gegevens zijn uw eigendom. Daarom gaat MN met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om met uw gegevens en verwerken wij die volgens de eisen uit de geldende privacywetgeving. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens op een adequaat en passend niveau beveiligen. Daarnaast bewaren wij uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwerking van de onder 5. genoemde doeleinden. Ook zijn opgeslagen gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor medewerkers van MN voor zover dat omwille van hun functie noodzakelijk is. Wij zorgen er voor dat derden geen toegang hebben tot uw persoonsgegevens.
7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
MN bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens verzameld zijn. Als de wet MN verplicht om gegevens te bewaren zal MN zich hieraan houden (bv. fiscale wetgeving of de Pensioenwet). Tenslotte kunnen wij gegevens ook langer bewaren met het oog op archivering. In dat geval treffen wij passende technische en organisatorische maatregelen om uw privacy te beschermen.
8. Verstrekt MN uw persoonsgegevens aan derden?
Nee. MN stelt uw persoonsgegevens op geen enkele manier beschikbaar aan derden tenzij: wij wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te verstrekken bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, Sociale Verzekeringsbank of toezichthouders.
MN houdt zich hierbij aan de verplichtingen en eisen die de privacy wetgeving hieraan stelt. Dat betekent dat wij uw gegevens nooit aan derden ter beschikking stellen voor commerciële doeleinden of doorverkopen en ook dat er geen doorgifte plaatsvindt van uw persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie. Met de derde partijen met wie wij samenwerken voor het verwerken van uw gegevens maken wij goede afspraken zodat zij ook zorgvuldig omgaan met uw gegevens. Wilt u weten hoe andere partijen of organisaties met uw gegevens omgaan? Kijk dan in hun privacy beleid.
9. Kloppen uw gegevens?
MN vindt het belangrijk dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken juist zijn. In opdracht van onze opdrachtgevers controleren wij de juistheid van uw gegevens bij externe instanties zoals de Basis Registratie Personen (BRP) of bij het UWV. Daarnaast ligt de verantwoordelijkheid voor controle over uw persoonsgegevens ook bij u. U kunt uw gegevens (via uw werkgever) laten aanpassen. U heeft te allen tijde recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Als uw persoonsgegevens onjuistheden bevat, onvolledig zijn of anderszins in strijd zijn met de wet, heeft u het recht om MN of haar opdrachtgevers te verzoeken om uw persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen.
10. Cameratoezicht binnen MN
Op het kantoor van MN te Den Haag zijn beveiligingscamera’s geïnstalleerd. Deze zijn bedoeld om de (sociale) veiligheid van onze medewerkers en bescherming van eigendommen te verhogen. De beelden worden 4 weken bewaard en worden niet gebruikt en/of uitgelezen indien daar geen aanleiding toe is. De beelden worden niet beschikbaar gesteld aan derden. Bij een incident kunnen de camerabeelden binnen de wettelijke kaders ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit.
11. Cookies
MN gebruikt op haar website functionele en analytische cookies. Hieronder worden deze cookies nader uitgelegd.
Functionele cookies
Functionele cookies zijn technisch noodzakelijk om de website zo goed mogelijk te laten werken. Voor deze cookies hoeft u geen toestemming te geven.
Analytische cookies
Via analytische cookies kunnen we informatie bijhouden over het bezoek aan de website. Hierdoor kunnen we het gebruiksgemak van de website verbeteren. Voor deze cookies hoeft u geen toestemming te geven.
Toestemming
We zijn verplicht toestemming te vragen voor cookies die invloed hebben op de privacy van de gebruiker van de website. Tenzij:
Cookies uitschakelen
Via de browserinstellingen op uw computer kunt u geplaatste cookies verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies uitschakelen. De wijze waarop verschilt per browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Opera). Meer informatie vindt u in de instellingen van uw browser. Het is mogelijk dat de website niet optimaal functioneert als u ervoor kiest de cookies op de website uit te schakelen.
12. Telefoongesprekken
MN heeft een callcenter. Telefoongesprekken kunnen door medewerkers van MN worden opgenomen voor trainings- en coaching doeleinden. Ook worden telefoongesprekken opgenomen in het kader van bewijslast voor de belegging transacties. MN bewaart deze opnames niet langer dan strikt noodzakelijk of wettelijk vereist en daarnaast zijn deze opnames niet toegankelijk voor onbevoegden binnen of buiten MN.
13. Informatie, inzage en correctie van uw gegevens
MN is altijd bereid om u inzicht te geven in welke informatie wij als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker van u verzamelen en met welk doel. U kunt dit verzoek bij MN doen als u medewerker van MN bent. U kunt daarnaast altijd inzicht krijgen in uw gegevens die door MN worden verwerkt en deze gegevens laten aanpassen of laten verwijderen. Daarnaast kunt u MN ook vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken als dit mag volgens de geldende privacywetgeving. Ook kunt u bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens door MN. Wilt u gebruik maken van een van deze mogelijkheden? Vraag dit dan schriftelijk aan bij de afdeling HRM van MN.
U kunt door daartoe een verzoek te sturen om (in beginsel gratis) uw onderstaande rechten uitoefenen:
In aanvulling op bovengenoemde rechten, kunt u een klacht kan indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door MN.
14. Wijzigingen van deze privacyverklaring
MN behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Als wij een aanpassing doen leest u dat op deze pagina. Wij raden u aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen en zo op de hoogte te blijven van de inhoud van dit document. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 10 september 2018.